Het takenpakket van de lokale overheid neemt steeds verder toe. Verplichtingen zoals de invoering van het NUP, de WABO en invulling geven aan het antwoordconcept vragen veel van gemeenten. Daarnaast wordt er door het rijk veel bezuinigd, ook op gemeenten. Zij moeten steeds meer doen met minder geld.
Een goede manier om meer te doen met minder, is om de processen slimmer en efficiënter in te richten. Processen bij gemeenten zijn vooral ingericht op het vermijden van risico’s en fouten. Daarbij is slechts een deel van de processen gedocumenteerd en laat de actualiteit van de beschrijvingen vaak te wensen over. Hier valt voor gemeenten nog veel winst te halen. Vanuit onze ervaring zien wij die winst op de volgende gebieden.
Realiseren van kwaliteitswinst en kostenbesparingen
Procesdenken helpt bij het stroomlijnen van processen. Er valt veel te winnen door processen efficiënter te maken. Door interviews en workshops en waar gewenst met methoden als Lean management en Six Sigma, kunnen processen effectiever en efficiënter worden ontworpen. Dit soort trajecten biedt ook uitstekend hulp bij het inzichtelijk maken van de kwaliteit van de werkprocessen. Hoe lang is de doorlooptijd van een vergunningsaanvraag? Hoeveel aanvragen komen er binnen via de diverse kanalen? Wat is de beste manier om het proces te organiseren met alle informatie inzichtelijk?
Implementeren van nieuwe werkwijzen
Daarnaast kan denken in processen helpen bij het vormgeven van een nieuwe werkwijze. Voorbeeld daarvan is de inrichting van het Klant Contact Centrum (KCC). Met het inrichten van een KCC zal de samenwerking tussen de front- en de backoffice veranderen. Door het proces te herontwerpen en in de procesbeschrijvingen afdelingen en functies inzichtelijk te maken, wordt duidelijk welke overdrachtsmomenten er zijn en wie waar verantwoordelijk voor is.
Daarnaast wordt het gebruik van ICT bij dit soort processen steeds belangrijker om het werk te verdelen en de voortgang te monitoren.Het beschrijven van een nieuw proces is uiteraard geen garantievoor succes. Een doeltreffende manier om nieuwe processente implementeren is door deze te simuleren, te oefenen, met alle betrokken. Iedereen neemt dan de eigen rol en krijgt ook de kans zich te verplaatsen in de rol van de ander. Na het doorlopen van de simulatie krijgen deelnemers feedback op het eigen functioneren. Ook wordt inzichtelijk hoe het proces nu écht gaat en hoe je elkaar daarin kan vinden. Door feedback te geven en te krijgen, krijgen termen als klantgerichtheid een diepere en ook gedeelde betekenis.
Wat kunnen wij voor u betekenen?
Wij hebben ruime ervaring met procesgericht werken. Concreet kunnen wij met de volgende zaken helpen:
1. Cursus ‘Leren denken in processen’. In deze cursus van een dag leren wij de basiselementen van het denken in processen. Daarnaast wordt ook stilgestaan bij het optimaliseren van werkprocessen
2. Lean game. Hierbij gaat het om het aanleren van een basale vorm van Value Stream Mapping en materiaalbeheersingssystemenzoals Kanban. De meerwaarde zit in de bewustwording(leren zien van verspillingen), proces- georiënteerd redeneren en teambuilding
3. Procesherontwerp. Herontwerpen van werkprocessen, of het doel nu is het realiseren van kostenbesparingen, efficiënter werken, het stroomlijnen van werk over verschillende afdelingen of het digitaliseren van werkprocessen, voor al deze vormen van herontwerpen hebben wij een passende aanpak.
4. Processimulatie. Door het simuleren van het proces met alle medewerkers, gaat het proces leven en krijgen mensen inzicht in elkaars rollen. Hiervoor hebben wij ook een bewezen methode die we al met succes in veel organisaties hebben toegepast.
Graag willen we met u van gedachten wisselen hoe we u kunnen helpen met het efficiënter inrichten van uw processen. Als u een keer met ons hierover door wilt praten, neem dan contact met ons op door te mailen of te bellen:
Orline Kwee okw@tg.nl 06 22468351
Albert van Duijn adn@tg.nl 06 10932096
