Verschillende uitgangspunten
In dit contract staat dat Infraspeed verantwoordelijk is voor het ontwerp en de goedkeuring van de vormgeving door de landelijke Welstandscommissie. Daarbij moet Infraspeed zich houden aan bepaalde architectonische kaders. Tijdens de aanbestedingsfase zijn, mede vanwege veranderingen in de onderbouw, nieuwe architectonische kaders opgesteld. Door tijdgebrek zijn de nieuwe kaders niet opgenomen in het contract met Infraspeed. Het gevolg is dat Infraspeed ontwerpt volgens de kaders in haar contract en dat de Welstandscommissie toetst aan de gewijzigde kaders. Hierop claimt Infraspeed een aanzienlijk bedrag voor meerwerk en een substantiële vertraging.
Samenstelling multidisciplinair team
Om de impasse te doorbreken vormen de twee betrokken adviseurs van ons bureau een multidisciplinair team dat de bestuurlijke, en ook de contractuele, technische, commerciële en architectonische kant van de zaak kritisch tegen het licht houdt.
Communicatie gericht op inhoud
Onze adviseurs brengen de communicatie met Infraspeed en de Welstandscommissie opnieuw op gang, door:
Formulering oplossingsrichtingen
Het team formuleert een aantal oplossingsrichtingen en maakt vervolgens een heldere keuze. Daarbij gaat het niet langer om onenigheid over een principekwestie (Welk architectonisch kader hanteren wij?), maar kijken de betrokkenen constructief naar de inhoud: Hoe geven wij de bovenbouw nu daadwerkelijk vorm en waar zijn optimalisaties haalbaar?
Geaccepteerd architectonisch kader
Door aan te sturen op eenduidige keuzes en door intern en extern te onderhandelen, is er duidelijkheid ontstaan. Zo kon de impasse worden doorbroken. De verantwoordelijke beslissers zijn hier nadrukkelijk bij betrokken geweest. Op deze manier is bereikt dat een voor alle partijen acceptabel architectonisch kader kon worden gebruikt. Bovendien is de vertraging van de baan en zijn de kosten geminimaliseerd.
Marco Kuijpers:
'Goed contractmanagement betekent naar mijn mening: analyseer alle belangen en posities, durf besluiten te nemen, wees duidelijk en eerlijk, en houd naast de formele weg ook de informele communicatie open'
