Stress leidt tot een gebrekkig evenwicht in het organisme als reactie op invloeden uit de omgeving. Het lichaam bereidt zich voor op vechten of vluchten. Niet alleen het lichaam bereidt zich voor op deze ‘tweestrijd’, ook de geest speelt hierbij een zeer belangrijke en vaak ook beslissende rol. Tot zo ver deze korte ‘medische’ inleiding.
Stofkam door begroting
In tijden van bezuinigingen welke door het hogere management zijn ingegeven en besparingen welke bijvoorbeeld door de centrale overheid vanuit ‘Den Haag’ worden opgelegd, is elke facilitair manager tegenwoordig druk doende om met een stofkam door de begroting te gaan. Menig manager in een organisatie veegt zijn of haar straatje schoon en facturen, vaak met een behoorlijke omvang, worden zonder blikken of blozen op het bureau van de facilitair manager gedeponeerd. Naast het doorvoeren van versoberingen van de dienstverlening en op een creatieve wijze omgaan met het geld wat nog besteed kan worden, dient de facilitair manager ook nog eens zorgvuldig na te gaan of de facturen wel terecht op zijn of haar bordje liggen.
Het gebeurt geregeld dat facturen ‘blind’ worden geaccordeerd en betaald, zonder dat er wordt nagegaan of de factuur terecht is, of de benoemde diensten en producten wel daadwerkelijk geleverd zijn en of de prijs in overeenstemming is met de offerte of het contract. In de herfstmaanden worden vaak nog de laatste prognoses afgegeven of er binnen de exploitatiebegroting geacteerd gaat worden dit jaar. Vaak moeten alle zeilen nog worden bijgezet om maar netjes in de te krappe exploitatiebegroting te blijven.
Grote flexibiliteit van facilitaire organisatie
De bovenstaande situatie is zo maar een praktijkvoorbeeld van een facilitair manager. Een situatie die om een grote flexibiliteit vraagt van de facilitaire organisatie. Een andere manier van denken en een andere manier van organiseren en beheren. De nodige flexibiliteit zal dan wellicht ook in de contracten van de leveranciers moeten worden doorvertaald. Het vraagt in ieder geval om andere competenties van de facilitaire medewerkers zoals creativiteit, denken en acteren buiten de gebaande paden en scherpte.
In een wereld van besparingen en versoberingen is het van belang om de stress achter je te laten en de creativiteit te laten zegevieren. Niet alleen in de laatste maanden van het jaar, waarbij de eventuele overschrijdingen op de begroting vaak hoger op de agenda staan dan het serviceniveau van de dienstverlening, maar ook gedurende de overige maanden.
