Samenwerking in projecten

Samenwerking is dan ook op verschillende fronten van essentieel belang bij projecten. Bij het samenwerken in projecten onderscheiden we vier verschillende vormen. Het gaat over:

• samenwerken tussen projectmedewerkers/projectteams
• samenwerken in de keten
• samenwerken tussen opdrachtgevers
• samenwerken met en tussen leveranciers.

Elke samenwerkingsvorm heeft zijn eigen specifieke kenmerken en manieren om met deze kenmerken om te gaan.

Samenwerken in en tussen teams

Over het werken in teams binnen projecten, is al onderzocht en geschreven.

Samenwerken in de keten

Met de samenwerking met partners in de keten wordt gedoeld op ketens in het primaire proces van verschillende organisaties. Deze vorm van samenwerking kent de volgende specifieke kenmerken:

• er vindt een doorlopende discussie plaats over de afbakening van het project
• er zijn verschillende partijen actief die schakels in de keten uitvoeren
• soms is een partner (wettelijk) verplicht deel uit te maken van de keten.

Bovenstaande kenmerken hebben directe consequenties voor de wijze waarop de samenwerking en de sturing van een project vorm wordt gegeven:

• er is meer regie en coördinatie dan projectleiding nodig om de partijen in de keten te kunnen sturen
• het is van belang om afspraken te maken over en te sturen op inhoud en tijd.; geld wordt door elke organisatie zelf geregeld
• er moeten duidelijke procedure afspraken worden gemaakt over de afhandeling van wijzigingen
• afstemming moet plaatsvinden op zowel strategisch, tactisch als operationeel niveau
• cruciaal is dat overeenstemming bestaat over hoe de besluitvorming verloopt; escalatieprocessen moeten duidelijk zijn.

Samenwerkende opdrachtgevers

Idealiter kent elk project één opdrachtgever. In de praktijk komt het echter vaak voor dat verschillende opdrachtgevers (moeten) samenwerken. Ook deze vorm van samenwerken heeft specifieke kenmerken:

• het is vaak onduidelijk te definiëren waar opdrachtgeverschap ligt (of zou moeten liggen)
• alle partijen hebben slechts beperkte macht; er is niet één partij die vanzelfsprekend de touwtjes in handen heeft
• er is een diversiteit aan specificaties
• er is (te) veel overleg
• er is een verschil in beleving van de sense of urgency.

Belangrijk bij deze vorm van samenwerking waar meerdere opdrachtgevers bij zijn betrokken, is het expliciteren van de belangen en ambities van alle partijen in de samenwerking. Een zeer bruikbaar instrument dat daarvoor is in te zetten is de Mutual Gains aanpak. Ook is het cruciaal om procedurele afspraken over besluitvorming te maken waarbij beslissers aan tafel zitten en afstemming plaats vindt op zowel strategisch, tactisch als operationeel niveau.

Tenslotte is het zaak om zoveel als mogelijk het aantal verbonden opdrachtgevers te beperken en is het van belang om het gemeenschappelijk deel te minimaliseren. Onderstaand schema kan daarbij als handvat worden gebruikt.

Klik hier voor meer informatie over Samenwerken tussen organisaties. 

Samenwerken met en tussen leveranciers

Een klassiek voorbeeld van samenwerken in projecten is die tussen opdrachtgever en leveranciers en tussen leveranciers onderling. Kenmerken en mogelijke knelpunten zijn:

• er is vaak sprake van overdrachtsproblemen
• er is veel afstemming nodig is
• er bestaan misverstanden en planningsafhankelijkheden
• in sommige gevallen bestaat een duidelijke mismatch tussen de producten als gewenst en de producten als geleverd.

Belangrijk bij dit type samenwerking is dat bij samenwerking tussen leveranciers gezorgd wordt voor duidelijk gedefinieerde interfaces. Andere tips en aandachtspunten zijn:

• maak gebruik van een incrementele aanpak, zodat de op te leveren producten en interfaces in hapklare brokken worden opgeleverd
• werk met een Proof of Concept (POC) om de organisatie kennis te laten maken met de (vaak beperkte) functionaliteit van het op te leveren product en nadien nog gewenste aanpassingen kunnen worden gedaan. Ook kunnen interfaces op die manier worden getest
• voer strak configuratiemanagement uit
• zet een duidelijke besluitvormingsstructuur en communicatiestructuur en leg de communicatieafspraken met en tussen de leveranciers vast.