Huisvestingsprojecten in de gezondheidszorg zijn complex, uniek en kostbaar. Door externe en interne invloeden kunnen zienswijzen veranderen. De adviseurs en projectmanagers van Twynstra Gudde houden samen met de opdrachtgever het huisvestingsproject in 'control'.
De zorg in ontwikkeling
De laatste jaren zijn in de gezondheidszorg veel veranderingen doorgevoerd. Eén van de meest belangrijke ontwikkelingen is de invoering van de (gereguleerde) marktwerking. Dat wil zeggen dat een instelling steeds meer als een onderneming wordt geëxploiteerd. Het grip houden op bouwinvesteringen is nu nóg belangrijker, mede omdat dit invloed heeft op de exploitatieresultaten. Juist hierdoor is de focus op de investeringsbudgetten en -kosten verscherpt.
Control van huisvestingsprojecten
Onder het begrip 'control' kan worden verstaan: de mensen die werken aan het tot stand brengen van het huisvestingsproject zodanig stimuleren dat de doelstellingen worden gerealiseerd. Het opgezette controlsysteem met ingebouwde incentives dient te prikkelen tot handelen en dat is gericht is op het belang van het project. De controlfunctie bestaat uit het meten, rapporteren en corrigeren met als doel ervoor te zorgen dat het huisvestingsproject wordt verwezenlijkt binnen de gestelde kaders.
Hierna volgt een aantal aspecten dat samenhangt met het in control houden van huisvestingsprojecten:
- Good Governance: elke zorginstelling heeft zich te houden aan deze code en de door de minister opgestelde wettelijke transparantie-eisen voor goed bestuur en toezicht. Dit heeft ook effect op het toezicht en de verantwoording van huisvestingsprojecten. Voor een huisvestingsproject krijgt dit gestalte in een AO/IC-procedure voor de bouwvoorbereiding en de bouwuitvoering.
- Businessplan: het is evident dat een huisvestingsproject gerealiseerd moet worden binnen vooraf gestelde heldere, haalbare en meetbare kaders. Gedurende de gehele doorlooptijd van een project moet het businessplan actueel en valide gehouden worden. Na actualisering kan het noodzakelijk zijn om randvoorwaarden en kaders voor het huisvestingsproject bij te stellen.
- Business balanced scorecard (BBSC): In een managementrapportage worden zowel financiële als niet-financiële gegevens verstrekt. De velden of domeinen van een BBSC worden zo gekozen dat die van belang zijn voor het realiseren van het project. Bij een managementrapportage gaat het om informeren en mogelijkheden bieden om in te grijpen, maar ook om te leren van ervaringen.
- Key performance indicatoren (KPI’s): het voorbereiden en realiseren van een huisvestingsproject vergt grote prestaties. Om het project kans van slagen te geven zijn er kritieke succesfactoren (CSF) waaraan minimaal voldaan moet worden. De beheersing van deze CSF’s wordt uitgewerkt in operationele prestatie-indicatoren (key performance indicatoren).
- Auditing: onderzoek naar het bouwproces en/of de projectorganisatie aan de hand van een vooraf opgesteld en vastgesteld normenkader. Het doel is het verschaffen van (additionele) zekerheid aan de opdrachtgever (auditée) of derden. Een procesaudit richt zich op het onderzoek naar de opzet en werking van de beheersmaatregelen. Een financiële audit richt zich op de betrouwbaarheid.
- Risicomanagement: Met het implementeren van risicomanagement worden continu risico’s expliciet gemaakt en beheerst, wordt risicoalertheid gecreëerd, wordt proactief met risico’s omgegaan met bijbehorende beheersmaatregelen en kan het ‘interface risico’ tussen het huisvestingsproject en andere projecten in kaart worden gebracht.
Het in control brengen en houden van huisvestingsprojecten in de zorg vergt een hoge mate van alertheid, samenwerkingsbereidheid en betrokkenheid van alle projectmedewerkers. Alle control activiteiten dragen bij aan het lerende en stimulerende vermogen van de projectomgeving. De adviseurs en projectmanagers van Twynstra Gudde hebben veel ervaring om samen met de opdrachtgever huisvestingsprojecten in de zorg haalbaar te maken en succesvol te realiseren.
