Steeds vaker zien we dat organisaties samenwerken op het gebied van ICT. De verwachte voordelen zijn oa: efficientie, toegang tot complementaire kennis en het vergroten van capaciteit. Het gebeurt steeds vaker, maar de resultaten zijn niet altijd positief. In tegendeel: we kennen legio voorbeelden waarbij de gehoopte positieve resultaten uitblijven en de samenwerking vooral veel gedoe oplevert.
- In een seminar met medewerkers ICT uit waterschappen zijn we met elkaar gekomen tot een groot aantal best practices. De meest interessante best practices zijn hieronder samengevat.
Begin klein: de neiging bestaat om samenwerking grootschalig op te pakken. We willen geen partijen buitensluiten en nodigen dan ook veel organisaties uit om deel te nemen. Het probleem is echter dat de hoeveelheid gedoe zal toenemen met het aantal organisaties dat wordt uitgenodigd. Er moeten extra belangen worden afgestemd, met extra wensen en eisen rekening gehouden en er zullen altijd organisaties aansluiten die het minedr belangrijk vinden. Tip nr. 1 is daarom om het aantal partijen in het begin klein te houden. Vind organisaties waar een klik mee is en start!
- Hou de snelheid erin: niets zo frustrerend als een proces opstarten waarbij te veel tijd zit tussen bijeenkomsten en afspraken. We kennen het allemaal: als we elkaar zien dan is er een klik en enthousiasme en vervolgens gaan we uit elkaar en gebeurt er in de tussentijd niets meer of in ieder geval te weinig. Vandaar het advies: hou het tempo erin. Als blijkt dat andere partijen de tijd niet kunnen vrijmaken dan zegt dat ook iets over het gevoelde belang van de samenwerking.
- Doe niet alles volgens het boekje: organisaties kennen allerlei formele wegen voor het verkrijgen van budget, het accorderen van projecten en daarmee het starten van een samenwerking. Opvallende best practice is om deze formele procedures enigszins te omzeilen. Soms lijkt het namelijk dat je meer tijd moet besteden aan het verkrijgen van acceptatie en het omschrijven van wat je aan het doen bent dan dat je feitelijk aan de slag bent met de samenwerking. Het advies is om die balans goed te houden en daarmee soms buiten de afgesproken procedures en processen om te gaan.
- Creëer iets tastbaars: een vierde best practice is het creeren van iets tastbaars. ICT is vaak een abstract product dat je niet of nauwelijks vast kunt pakken. Het helpt om iets te maken dat een naam heeft en vastgepakt kan worden. Dat draagt namelijk positief bij aan het gevoel dat je ergens bij hoort en dat je gezamenlijk iets moois aan het maken bent. Het geeft een eigen identiteit aan de samenwerking. Het kan hierbij gaan om een goede pakkende naam van de samenwerking en bijbehorend logo, een flyer of brochure of bv. een heuse encyclopedie en comic book zoals die door Triple A (een samenwerkingsverband tussen MBO scholen) zijn gemaakt.
Tijdens het seminar passeerden nog meer best practices de revue, maar dit waren 4 die echt opvielen en ook ons enigszins verrasten.
