Maar weinig gemeenteraden vragen structureel aandacht voor de prestaties van het gemeentelijk vastgoedbezit. Dit is opmerkelijk, want Nederlandse gemeenten bezitten veel vastgoed. De omvang van de gezamenlijke vastgoedportefeuille wordt geschat op maar liefst € 60 miljard. De structurele aandacht van de raad is noodzakelijk, willen de vastgoedinvesteringen voldoende maatschappelijk en financieel rendement opleveren.
De belangrijkste reden voor bemoeienis van de raad is dat zij de doelen moet vaststellen waarvoor vastgoedbezit nuttig en noodzakelijk is: welk effect willen we bereiken en is vastgoedbezit daarvoor nodig? Vastgoedbezit brengt flinke investeringen in tijd en geld met zich mee, maar toch blijkt bij veel gemeenten niet expliciet per pand benoemd te zijn hoe het bijdraagt aan het gemeentelijk beleid. Zo kunnen oorspronkelijke aankoopredenen (bijvoorbeeld een weg verleggen) veranderd zijn waardoor het vastgoedbezit niet meer noodzakelijk is. Het pand blijft vervolgens nog jarenlang in het bezit, met alle bijbehorende beheersinspanningen en financiële risico’s. Bij verkoop komen geld en ambtelijke beheerscapaciteit vrij die elders kunnen worden besteed.
Een tweede reden om als raad aandacht aan vastgoed te schenken is dat de raad het college kan bewegen tot het voeren van een uniform vastgoedbeleid. Op dit moment is bij veel gemeenten het interne vastgoedbezit verspreid over verschillende sectoren. Gemeentelijke afdelingen kunnen hierdoor hun eigen vastgoedportefeuille opbouwen en hun eigen complexe financiële spelregels hanteren.
Voor wethouders levert dit veel speelruimte op om hun eigen portefeuillebelang te dienen, maar dit gaat vaak wel ten koste van het gemeentelijk belang. Een voorbeeld hiervan is het berekenen van een te lage huurprijs om huisvesting voor een vereniging toch mogelijk te maken. Omdat vastgoed een krachtig beleidsinstrument is, geven wethouders de zeggenschap over hun vastgoed niet graag uit handen. Hiervoor is druk vanuit de raad nodig om het college als eenheid aan te spreken op haar vastgoedbeleid.
Tot slot dient de raad de vastgoedprestaties te controleren: wordt het kostbare bezit wel efficiënt geëxploiteerd? Voorop staat dat het voor een ambtelijke vastgoedmanager haast ondoenlijk is om het bezit efficiënt te beheren zolang er geen expliciete doelen zijn benoemd en zolang hij verschillende bazen moet bedienen. Maar zelfs wanneer daarover duidelijkheid bestaat, is het verbeteren van de prestaties een zaak van de lange adem. Dit hoort bij vastgoed: vastgoedinvesteringen zijn omvangrijk en investeringsbesluiten worden niet van vandaag op morgen genomen, het terugverdienen gebeurt met kleine stukjes huur en huurcontracten worden voor lange periodes afgesloten.
Een jaarlijkse vastgoedrapportage aan de raad werkt dan als een stok achter de deur om de prestaties steeds weer te verbeteren. In eerste instantie doordat de prestaties met voorgaande jaren vergeleken worden. Maar idealiter zouden de prestaties ook met andere gemeenten vergeleken moeten worden.
Alleen door de terugkerende vraag hoe het vastgoedbezit beter kan presteren, ontstaat de druk om continu op zoek te gaan naar verbeteringsmogelijkheden: Moet het vastgoedbezit in een afdeling worden geconcentreerd en kan deze afdeling zelfs worden verzelfstandigd? Is bezit noodzakelijk of kan er ook worden gehuurd? Hoe kunnen de corporaties ons helpen bij de huisvesting van maatschappelijke organisaties? Is het onderhoud slimmer te organiseren? Wanneer de raad belangstelling toont voor de prestaties, creëert zij de conditie om het gemeentelijk vastgoedbeheer telkens weer slimmer aan te pakken.
De rol van de raad is samen te vatten in de opdracht jaarlijks de volgende vier vragen aan het college te stellen:
