Verslag Programmatafel Zorg - Sturen vanuit onafhankelijkheid

Verslag Programmatafel Zorg - door Theo van der Tak

De programmamanager moet zich onafhankelijk positioneren wil hij kunnen sturen. Dat lijkt de algemene conclusie van de deelnemers (werkzaam in de zorg) tijdens de Twynstra Gudde Programmatafel van 17 februari jl. Bijna 20 deelnemers bogen zich over twee dilemma's van Hannie Treffers, plaatsvervangend programmamanager van In voor zorg!. Het ene heeft te maken met de positionering van de klant of doelgroep van het programma ten opzichte van de opdrachtgever. Het andere is de afstand die er is tussen opdrachtgever en opdrachtnemer van een programma.

Redelijk succesvol

Het programma In voor zorg! beoogt zorginstellingen toekomstbestendiger en klantgerichter te laten worden door de volgende zaken te stimuleren: meer professionele ruimte, meer doelmatigheid, meer inzet van technologie en betere samenwerking in de zorgketen.  Het ministerie van VWS financiert een deel van de activiteiten die zorginstellingen hiervoor moeten ondernemen. Tegelijkertijd verwacht het programma ook een aanzienlijke inspanning van de instellingen zelf. Het programma loopt sinds de zomer van 2009 en kan redelijk succesvol worden genoemd. Toch is er ruimte voor verbetering, omdat je naar de mening van veel deelnemers niet zuinig genoeg kan omgaan met overheidsgeld.

In de verhouding tussen klant (instellingen) en opdrachtgever (het ministerie) moet de programmamanager een positie kiezen die de meeste kans biedt op realisatie van de gewenste verbeteringen. De deelnemers aan de Programmatafel vinden dat een goede programmamanager meebeweegt met de overwegingen van de opdrachtgever. Daarbij moet de programmamanager zich wel houden aan de maatschappelijke doelen die gekozen zijn: op de een of andere manier zal hij/zij de gunstige effecten van het programma bij zorginstellingen goed over het voetlicht moeten brengen en daarmee zich meer moeten verplaatsen in de belangen en overwegingen van de instellingen. Ook kan hij interventies verzinnen waarmee de instellingen zelf aantonen dat bepaalde doelen feitelijk niet realistisch zijn en bijgesteld zouden moeten worden.

Meegaan met momentum

Ook de afstand die de opdrachtgever aanhoudt ten opzichte van de program-mamanager is voor de deelnemers een zeer herkenbare situatie. Een ‘slaafse’ programmamanager is in veel gevallen niet degeen die op langere termijn voor het programma effectief is. Natuurlijk is het verstandig aan het begin van een programma mee te gaan met het momentum van de opdrachtgever die politiek-ambtelijke aandacht heeft gekregen voor een vraagstuk. Snelheid van handelen is dan aangewezen, en zeker niet te lang blijven hangen in plannenmakerij.
 
De deelnemers vinden echter wel dat na een jaar de programmamanager de ruimte moet nemen om het reilen en zeilen van de programma-organisatie eens door te lichten. Omdat het om een aanzienlijke opgave gaat met forse baten, is het gewettigd hiervoor een onafhankelijke persoon of commissie in te schakelen. Deze tussenevaluatie kan gebruikt worden om zowel de inhoud van het programma bij te stellen als de organisatie anders in te richten. Feitelijk gebeurt dat ook in veel programma's.
Ook suggereren de deelnemers dat de eigen programma-organisatie tegen het licht gehouden mag worden: inefficiënte procedures mogen ter discussie gesteld worden, zeker in een programma dat als doel meer efficientie heeft. Je zou zelfs een business case kunnen maken voor de programma-organisatie.

Laatste redmiddel

Uiteindelijk heeft de programmamanager nog de keuze of hij/zij de opdracht aanvaardt. Teruggeven van de opdracht is een laatste redmiddel. Al bij aan-vaarding van de opdracht heeft de goede programmamanager zijn/haar condities voor het uitvoeren van een programma gesteld. Ook heeft hij de verwachtingen rond de doelen en de rolinvulling van opdrachtgever en programma-organisatie geëxpliciteerd.
De algemene conclusie van de deelnemers was wel dat geen enkele opdracht-gever iets heeft aan een puur uitvoerende manager. Dan kunnen opdrachtgevers beter een secretaris aanstellen die de ideeën en beslissingen van de stuurgroep opschrijft en uitvoert.