Bij de ontwikkeling van een nieuwe website (internet of intranet) of nieuwe online functionaliteiten en (interne) social media zoals Yammer staat vanzelfsprekend altijd de gebruiker voorop. Met behulp van gebruikersonderzoek, werksessies en best practices (wat elders een doorslaand succes is, is dat vaak ook in de eigen organisatie) weten we vaak redelijk nauwkeurig welke oplossingen een echte bijdrage leveren aan het werk van de individuele medewerker. Maar bijna niemand gebruikt het vervolgens… hoe kan dat?
Hoe het meestal gaat
Traditioneel wordt een promotiecampagne opgezet waarin iedereen te horen krijgt dat er iets nieuws beschikbaar is, bijvoorbeeld een widget (een widget is een ‘blokje’ functionaliteit in een website). We laten zien hoe geweldig deze nieuwe widget is. We interviewen de programmeur en laten een manager in een filmpje vertellen hoe geweldig iedereen het moet vinden. Daaromheen verschijnen nieuwsbrieven en een organisatiebrede email. Met een foto van een blije gebruiker, achter zijn pc, met de nieuwe widget op zijn scherm. Waarbij we vooral vertellen wat voor ontzettend gaaf ding we voor iedereen gemaakt hebben. Immers, het sloot aan op de persona’s en dus ook op de wensen van de gebruikers. Op een congres hoorde ik eens iemand zeggen dat persona’s een beschrijving zijn van de ideale gemotiveerde collega. Collega’s waar je bijvoorbeeld graag mee op vakantie zou willen gaan of ’s avonds mee op de bank zou willen zitten met een goed glas wijn. We weten allemaal dat veel mensen dat met de meeste collega’s lang niet altijd zien zitten.
Dat bepalen we zelf wel!
Wij zitten er helemaal niet op te wachten dat iemand anders ons vertelt hoe geweldig iets is, dat bepalen we zelf wel, dat willen we zelf ervaren!
Motivatie
Bij de realisatie en implementatie van een nieuw corporate intranet inclusief Yammer integratie bij een overheidsorganisatie heb ik als projectmanager veel geïnvesteerd in instrumenten om mensen te motiveren. Via een strategisch uitgedachte campagne werden mensen gemotiveerd om het nieuwe intranet vooral uit te proberen. Stap voor stap werden de gebruikers voorbereid voor en begeleid tijdens de livegang en daarna gemotiveerd ermee aan de slag te gaan.
Dus: om nieuw ontwikkelde functionaliteit of bijvoorbeeld social media een succes te laten worden, moeten we gemotiveerd worden om het gewoon even te proberen. Zo eenvoudig en laagdrempelig mogelijk. Daarna besluiten we zelf wel of het wat is. En dus of we het vaker gaan gebruiken.
Activatie
Een goed idee, een goede oplossing wordt niet zomaar door iedereen gebruikt. Laat staan dat het als succesvol wordt gezien. Bij de (door)ontwikkeling en implementatie van intranet omgevingen heb ik ervaren dat het loont te investeren in middelen die de gebruiker motiveren eenvoudig, laagdrempelig en met toegevoegde waarde iets eens uit te proberen. Pas dan verkoopt een goed idee zichzelf. Een goede activatiecampagne voldoet aan de volgende succesfactoren:
• laagdrempelig en eenvoudig
• sluit aan bij de dagelijkse (werk)praktijk van de medewerker
• sluit aan bij wat speelt in de organisatie (ook qua ritme en snelheid)
• heeft een rode draad (ook in de totale communicatiemix)
• sluit niemand uit, iedereen kan meedoen
• uitdagend en wekt nieuwsgierigheid
• is reëel – belooft geen gouden bergen als die er niet zijn.
Uit eigen ervaring weet ik dat een goed doordachte activatiecampagne een wezenlijk verschil maakt bij het nastreven van een succesvol intranet of een effectieve inzet van (interne) social media. Het moet een wezenlijk onderdeel zijn van het totale projectmanagement en zeker geen sluitpost.
